※ 등용문 S 채용 솔루션 담당자는 서류 접수 시작 이후 입사지원서 양식 변경은 상당한 리스크를 갖고 있으므로, 사용자에게 입사지원서 양식 변경을 권장하는 것이 아님을 분명하게 안내 드립니다.
따라서, 아래 안내 드리는 내용은 단순 참고용으로만 봐주시기 바랍니다.
채용을 진행하다 보면..!
채용을 진행하다 보면 공고를 세팅하고 서류접수가 시작된 이후에 입사지원서 양식에서 수정사항을 발견하거나, 기타 여러 가지 이유로 추가적인 항목을 지원자로부터 받아야 하는 경우가 발생할 수 있습니다.
하지만, 서류 접수 시작 이후 입사지원서 양식 변경은 상당한 리스크를 초래할 수 있습니다. 따라서 등용문S를 사용하는 분들께서는 반드시 공고 오픈 이전에 수정사항이 없는지 반드시 확인하시기 바랍니다.
예를 들면 어떤 리스크가 있을까요..?
채용 공정성 이슈, 지원자 관리의 복잡성 등 채용관리에 있어 부가적으로 발생하는 많은 리소스 투입과 예기치 못한 리스크가 발생할 수 있습니다.
단적인 예로, 입사지원서 작성을 완료했다고 생각한 지원자가 최종 제출을 한 경우를 가정해보겠습니다. 인사담당자가 별도 연락 또는 시스템 기능을 사용하여 팝업/공지 등 최선의 노력을 했지만, 그럼에도 입사지원서 양식이 변경된 사실을 인지하지 못할 수도 있습니다.
나아가 해당 지원자가 심사 과정에서 필요한 사항을 미작성 또는 제출하지 않은 채로 서류심사 결과를 기다렸고 전형 과정에서 탈락했다면 해당 지원자는 채용 과정에서 불이익을 받지 않았다 하더라도, 채용 과정에 대한 불신과 불만을 가질 수 있을 것입니다.
입사지원서 양식이 변경된 사실을 인지한 경우라 할지라도 변경된 양식으로 다시 서류 제출을 해야합니다. 양식 변경 이전에 서류를 작성하거나 이미 제출한 지원자의 이력서는 변경된 양식이 반영되지 않기 때문입니다. 또한, 인사담당자는 공고의 상태에 따라 후속조치가 다르오니, 아래 내용을 반드시 확인해야 합니다.
만약, 공고가 최종지원 상태라면 인사담당자는 [최종지원 풀기] 기능을 통해 지원자가 다시 변경된 양식을 확인 및 재작성 후 제출할 수 있도록 해야 합니다. 지원자는 변경된 양식으로 입사지원서를 작성하고 최종 제출을 다시 해야 할 것입니다.
최종지원모드에서 입사지원서를 최종 제출하지 않은 지원자도 고려해야 할 것입니다. 비록 최종 제출을 하지 않았지만, 임시저장 상태로 서류를 작성중인 상태라면 인사담당자가 변경한 양식을 확인하지 못하고 입사지원서를 최종 제출하는 지원자가 있을 수 있기 때문입니다.
공고가 일반모드라면 인사담당자는 입사지원서 병경 사실을 별도 공지 및 직접 안내하여 임시저장 상태로 접수마감까지 이력서를 수정하지 않고 제출하는 지원자가 발생하지 않도록 유의해야 합니다.
최종제출한 지원자가 있는 경우 입사지원서 양식 수정이 불가합니다!
위에 언급한 내용 외에도 다양한 리스크가 발생할 수 있으므로 인사담당자는 서류 접수가 시작된 이후에 입사지원서 양식 등의 변경하는 것을 절대적으로 지양해야 합니다.
따라서, 등용문S 채용 시스템에서는 입사지원서를 최종 제출한 지원자가 있는 경우에는 입사지원서 수정이 불가능하도록 기능을 제한했습니다.
그럼에도, 입사지원서 수정을 반드시 해야하는 경우에는 어떻게 하나요?
앞서 안내드린 것과 같이 많은 리스크가 있으며, 관련된 모든 책임을 시스템을 사용하는 기관 또는 업체가 전적으로 부담해야 할 것입니다.
그럼에도 이력서 수정이 불가피한 경우에는 담당 컨설턴트에게 문의하여 다른 방법이 있는지 또는 수정이 가능한지 등을 확인하시기 바랍니다.
입사지원서 수정이 가능한 경우에는 반드시 이력서 수정 요청 이메일을 정해진 내용을 포함하여 담당 컨설턴트에게 전달해야 합니다.
이때, 메일 발송을 할 때에는 반드시 업체/기관의 도메인주소가 포함된 이메일 주소로 아래 내용이 포함되어야 조치가 가능합니다.
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업체/기관 명
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요청 사항
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요청 사유
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책임소지의 명확화
ex) 위탁사측에서 발생한 사유로 수정을 요청하는 바이며, 입사지원서 수정에 따른 어떠한
리스크가 발생하더라도 관련 책임 소지는 위탁사에 있음을 확인합니다.
[기타 안내]
1.
[필수] 채용담당자가 기존 제출 완료한 지원자를 포함한 지원자 전체에게 이력서 수정에 대한 사실을 공지합니다. (공지방법 : 공지사항/팝업 등)
이는 채용 관련 법령에 의거하여 위탁사의 리스크 관리를 위함입니다. 입사지원서 변경 등에 대한 사실을 지원자에게 고지하지 않음으로써 발생하는 모든 리스크는 위탁사 측에 있음을 분명히 숙지하시기 바랍니다.
[참고]
* 채용공정화법 제8조 (채용일정 및 채용과정의 고지)
* 채용 관련 법령에서는 채용 과정 등의 변경 사실에 대해서 반드시 공표하도록 명시하고 있음
2.
서류제출을 완료한 지원자에게는 별도로 연락하여 서류제출 다시 하도록 안내합니다.
* 최종지원모드인 경우 입사지원서 풀기 → 지원자에게 별도 컨텍 및 재지원 공지 → 지원자가 변경된 입사지원서 양식 확인 및 재작성 → 다시 입사지원서(서류) 최종 제출하기