개인정보보호 가이드 (ver. 2023-12)

개인정보취급자 - 교육

등용문를 이용하시는 고객사 및 이용자분들은 자체적으로 개인정보취급자에게 개인정보 보호 의무 교육을 실시해야 합니다.

개인정보 보호 교육 대상자

개인정보보호법 제28조(개인정보취급자에 대한 감도)와 개인정보의 안전성 확보조치 기준

제4조(내부 관리계획의 수립 시행 및 점검)에 따른 개인정보취급자

[등용문] 관리자 페이지에 접속하여 지원자의 입사지원서를 볼 수 있는 분들은

“개인정보취급자” 입니다.

개인정보 보호 교육을 수행하는 이유

개인정보 취급자는 업무 수행 과정에서 알게 된 개인정보를 부당하게 이용하지 않고 안전하게 관리하고, 미처 인지하지 못하는 실수를 예방하도록 교육을 수행해야 합니다.

1-1. 교육안내

개인정보 안전하게 처리하기 - 망분리

망분리 의무 대상자인 경우, 인터넷이 차단된 PC에서 등용문 기업 관리자 페이지에 접근해야 합니다.

망분리 대상자

개인정보의 안전성 확보조치 기준 제6조(접근통제)에 따라 개인정보가 저장ㆍ관리되고 있는 이용자 수가 일일평균 100만명 이상인 개인정보 처리자

망분리 대상자 접속 : 망분리 의무 대상에 해당하는 고객은 일반 인터넷이 차단된 PC에서만 [등용문 서비스]의 기업 관리자 페이지에 접속하여 개인정보를 안전하게 처리해주세요.

[등용문 서비스]를 통해 채용 관련 대량의 개인정보(이력서, 자기소개서 등)는 외부로 개인정보가 유출되지 않도록 인터넷이 차단된 접속환경에서 다운로드하여 보호해주세요.

등용문의 부가 기능

등용문 S는 이력서를 다운로드 하는 권한이 있어야 하며

1-2. 망분리 안내

개인정보 처리자 계정 관리의 의무

고객사는 업무 상 꼭 필요한 직원만 접속할 수 있도록 등용문 기업 관리자 페이지 계정을 관리해야 합니다.

계정 및 권한 관리 의무

개인정보의 안전성 확보조치 기준 제5조(접근 권한의 관리) 1항과 2항에 따라 개인정보처리자는 불필요한 계정 및 권한을 관리하여야 합니다.

등용문 이용시 유의사항

등용문 고객사는 등용문을 이용하는 임직원의 계정 및 권한에 대하여 자체적으로 관리할 의무가 있으며, 계정 및 권한의 관리 부주의로 인한 사고는 고객사에게 책임이 있어요!

계정 및 권한 관리 4계명

계정은 1인 1계정을 발급해주세요. 등용문은 하위 계정 생성 기능이 있어요.

발급된 계정은 타인에게 공유하지 마세요. 계정을 공유하여 접속하지 못하도록 등용문은 IP 자동 맵핑 기능을 제공하고 있어요.

1-3. 계정 및 권한 관리

개인정보처리자 접속 기록 검토

등용문 기업 관리자 페이지에 접속한 임직원의 기록을 보관하고, 그 기록을 월 1 회 검토해야 합니다.

접속기록 보관과 검토 의무

[보관] 개인정보의 안전성 확보조치 기준 제8조(접속기록의 보관 및 점검) 1항에 따라 개인정보처리자는 개인정보취급자의 개인정보처리시스템에 대한 접속기록을 1년 이상 보관ㆍ관리하여야 한다.

[검토] 개인정보의 안전성 확보조치 기준 제8조(접속기록의 보관 및 점검) 2항에 따라 개인정보처리자는 개인정보처리시스템의 접속기록 등을 월 1회 이상 점검하여야 한다.

특히 개인정보의 다운로드가 확인된 경우에는 내부 관리계획 등으로 정하는 바에 따라 그 사유를 반드시 확인하여야 한다.

등용문 고객사(개인정보처리자)는 다음의 내용을 수행해야합니다!

등용문 고객사는 관리자의 접속기록을 다운로드하여 월 1회 접속기록을 검토해야 합니다.

접속기록 검토는 비정상적인 접속(IP), 업무 외 시간 접속기록, 개인정보 다운로드 사유 등을 검토해야 합니다.

1-4. 접속기록 다운로드 안내 (보안 기능 설명)

개인정보 암호화

등용문에서 이력서 등 개인정보를 다운로드 할 때는 암호화하여 저장하여야 합니다.

암호화 저장 의무

개인정보의 안전성 확보조치 기준 제7조(개인정보의 암호화)에 따라 개인정보취급자는 개인정보를 저장하는 경우 안전한 알고리즘으로 저장하여야 한다.

등용문의 부가 기능

등용문에서는 고객사에서 지원자의 개인정보가 포함된 입사지원서 등을 다운받으실때 이미 암호화 하여 내려받을 수 있도록 제공하고 있어요.

엑셀다운로드 : 설정 가이드 보기 

pdf 다운로드 : 설정 가이드 보기  

암호화 저장 TIP

1-5. 암호화 기능 안내 (보안 기능 설명)

불필요한 개인정보 조회 제한

등용문에서는 지원 정보, 이력서 등 개인정보를 보호하기 위해서 종료된 채용에 대하여는 조회 제한 기능을 제공하고 있습니다.

개인정보 조회 제한 관련 의무

개인정보보호법 제18조(개인정보의 목적 외 이용ㆍ제공 제한) 2항에 따라 개인정보처리자는 목적에 필요한 범위에서 적합하게 개인정보를 처리하고, 목적 외 용도로 활용하여서는 아니 된다

개인정보의 안전성 확보조치 기준 제12조(출력ㆍ복사시 안전조치) 1항에 따라 개인정보처리자는 개인정보처리시스템에서 개인정보의 출력시(인쇄, 화면표시, 파일생성 등) 용도를 특정하여야 하며, 용도에 따라 출력 항목을 최소화하여야 한다.

등용문에서는 기업이 수집하는 개인정보의 노출이 되지 않도록 조회 제한 기능을 제공하고 있어요!

등용문에서는 공고가 종료되면 160일 후 공고에 접근제한 기능을 자동으로 적용하고 있어요

업무에 필요하거나 채용절차가 다시 시작될 경우를 대비해서 주관리자가 제한 기능을 on/off 할 수 있어요

1-6. 개인정보 조회 제한 기능 안내 (보안 기능 설명)

개인정보 파기

등용문을 이용하시는 기업은 개인정보처리자로서 개인정보의 안전한 관리를 위해 보관 기간이 지난 개인정보는 파기해야 합니다.

개인정보 파기 의무

개인정보보호법 제21조(개인정보의 파기) 1항과 2항에 따라 개인정보처리자는 보유기간의 경과, 개인정보의 처리 목적 달성 등 개인정보가 불필요하게 되었을 때에는 지체 없이 그 개인정보를 복구 또는 재생되지 않도록 파기하여야 한다.

기업은 개인정보가 포함된 지원정보, 이력서 등을 직접 파기할 수 있어요

등용문에서 지원서를 삭제할 경우 복구가 불가능하도록 파기하고 있어요

지원자가 삭제 요청을 할 경우 알람 기능을 제공하고 있으며, 답변과 삭제를 동시에 진행할 수 있어요

등용문의 부가 기능

지원서 삭제 기능 :  

1-7. 개인정보 파기 안내